在我国，提高铁路建设工程的质量是国家重要发展计划之一。其中，铁路建设项目档案管理是最重要的环节和最关键的内容。由于铁路建设项目档案记录了铁路项目建设的全过程，因此其不仅是鉴定工程质量和安全的重要凭证，还是铁路后续运营和管理的具体依据，可以说是改善和创新工程设计的重要资料。因此，加强铁路建设项目档案管理，对于提高铁路工程建设水平有着重要的促进意义。

一、铁路工程建设项目档案管理的特点及作用

（一）特点。对于项目建设来说，必然会产生数量和种类繁多的资料，而分类和整理该部分资料以形成档案文件，可以真实地记录档案工程建设的全过程。但是，由于铁路工程项目的建设规模较大、施工单位较多，且生产过程中所需应用的设备和工艺技术也较复杂，因此这增大了铁路工程建设项目档案管理的难度。一般来说，铁路工程建设项目档案管理流程如图1所示。

图1 铁路工程建设项目档案管理流程

（二）铁路工程建设项目档案管理所发挥的作用。和普通档案不同，铁路工程建设项目档案资源分布较分散，且不同的专业技术具有不同的档案记录方式。故而，档案在所有工程项目形成与建设的过程中，往往实用性较强。对于铁路工程建设施工来说，档案中的图和实际的物是相互匹配的。因此，档案资料是项目后续竣工验收工作和施工维护工作的重要参考和主要凭证。尤其当后续铁路项目需要改造、扩建和改建时，该部分资料更具重要的参考作用。

由此可见，提高铁路工程项目档案管理工作水平，也就意味着提高铁路工程建设的质量和安全。

二、当前铁路建设项目档案管理仍存在现实问题

（一）档案业务不熟。现阶段，铁路项目的参建单位中负责档案管理的工作人员大多为兼职，部分人员甚至没有相关的档案管理经验，通常都将与工程相关的档案资料随意地放置到一处。与此同时，由于档案管理人员缺乏档案管理知识，且还需要兼顾其他工作，因此导致项目施工过程中所形成的各种文件和资料，不能被及时地收集、分类和归档。这具体表现为，工作人员往往都会到工程即将竣工时才开始补充文件和资料，而此时技术人员基本已离场，剩余的工作人员因为不了解档案资料的实际情况、不知晓档案管理中的业务标准，造成档案资料整理时间的严重拖延。

（二）制度不健全，执行力不足。目前，我国很多参建单位内部的档案管理工作的各项规章制度不够健全，没有形成合理统一的管理程序。不仅如此，在档案管理工作中，各部门职责权限的不分明，也导致档案实际的收集、整理和管理工作缺乏有效的监督。因此，当工程建设施工中所形成的文件资料涉及多个部门时，就很容易发生档案工作不协调、档案管理责任不清晰的问题，造成档案运行、管理和应用严重受阻。

（三）信息化程度低。就我国部分参建单位的内部而言，其通常没有设置档案管理部门，或即使设置了档案管理部门，也存在档案管理工作人员的专业技能水平不高、对档案文件资料管理要求不够了解、对文件归档工作认识不足等问题，导致工程文件和资料无法得到规范化。

另外，在管理档案的过程中，文件和资料的签字盖章情况不符合要求、竣工图保留不齐全、电子文件资料收集不全等问题也时有发生。

三、对铁路建设项目档案管理工作的几点建议

（一）强化档案服务保障功能。1.做好资质换证工作，以确保资料收集工作可达到相应的标准和要求。对此，参建单位要根据公司的工作成效来计划和规划，让负责人员必须根据集团工作所规定的时间节点移交相应的竣工资料，且保证资料的收集、分类和整理都符合相关要求，从而进一步提高档案资料的规范性和完整性。2.严格规范并严格审批档案的应用或借阅流程，做好相应的登记手续，以避免档案文件资料的丢失或损坏，进一步提高档案资料管理的制度化、规范化和程序化。

（二）规范项目档案管理。对项目档案而言，集团公司及所属各单位档案部门需按照项目档案的分类方法，统一管理并排列上架。1.建设单位和参建单位应成立项目管理的全宗卷。该宗卷的内容主要有：项目整体概况、项目档案管理情况简介、项目划分各类表格、档案分类方法、项目文件归档范围、项目档案整理方案、档案整理情况说明、项目档案的登记台账等。2.项目档案的安全问题十分重要，故而有关单位必须确保档案的安全，如档案存放之处应注意防水、防火、防高温等。3.档案管理部门应成立档案库房管理及档案利用制度，并明确规定档案利用的对象和范围，以增强对库房的管理，保障档案的安全。4.档案管理部门应及时记录对档案的利用情况。

（三）做好档案预验收工作。对于铁建项目档案管理管理工作来说，铁建项目档案预验收工作是十分重要的步骤，具体流程如图2所示。其预验收中的检查重点有：1.做好项目档案工作的组织和管理工作；检查项目档案的案卷外观质量与档案存储环境；检查文件资料必须具备的建立单位等审核记录。2.检查各项规章制度的制定和执行情况；检查档案管理工作的开展是否和项目工程建设同步进行。3.检查档案案卷的内部质量，重点检查原始资料的手机情况、隐蔽工程及工程重要部位的档案材料是否齐全，一旦发现问题，要及时进行查缺补漏，纠正其中的错误，提高档案资料的系统性、完整性和准确性。

图2 铁路建设项目档案验收流程

（四）加快数字信息化建设。1.在数字信息化发展的背景下，档案管理也应随之运用信息化技术。对此，项目电子文档的归档、电子档案的管理及项目管理的数字化，必须符合国家出台的行业规定。2.对于项目的电子文档归档范围来说，需按照纸质项目的文件范围并结合实际情况而定；同时，项目的电子档案分类也需按照纸质档案来展开分类。3.电子文件的归档工作需由项目电子文件形成部门来负责，且该部门要及时检查完整的项目电子文件信息，包含：信息内容是否齐全、格式是否符合规定、与纸质或其他载体文件内容是否相同等。4.建设单位可通过档案管理系统来管理电子档案；不仅如此，应有效保护电子档案，避免因偶然或恶意因素导致网络数据被破坏、泄露或更改，从而杜绝网络系统信息的丢失、篡改和泄密问题；与此同时，还要及时备份项目电子的档案。5.建设单位可按照实际情况来数字化处理项目档案，如委托第三方进行数字化加工建设，且必须签订保密协议。6.在建设单位采取电子签名技术时，具体过程应该符合《中华人民共和国电子签名法》的规定，并需经过建设单位的认可。

四、结语

综上所述，提高铁路建设项目档案管理水平，可以为实现工程建设科学组织和管理提供重要保障。因此，在铁路建设项目档案管理中，必须重视规范性和同步性，并积极融入现代化管理技术和方法，加大项目档案监管力度，以促进铁建项目档案管理工作的科学化、规范化和系统化，从而为铁路建设事业发展提供优质服务。

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文章来源：铁路工程技术与经济 网址: http://tlgcjsyjj.400nongye.com/lunwen/itemid-48398.shtml

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